Teknik analisis masalah sebagai cara
untuk merinci suatu kedalamam beberapa unsure menjadi sedemikian penting, guna
memperoleh informasi. Dalam beberapa literature dikatakan bahwa teknik adalah
suatu metode atau prosedur . menurut William
N Dunn, teknik merupakan variasi dari metode-metode tertentu dan dapat
diterapkan dalam konteks yang lebih khusus.
Dalam bahasa ini akan dijelaskan
mengenai teknik yang dapat dipakai dalam melakukan identifikasi .
Menurut Kepner Tregou, penilaian
situasi memberikan kepada kita suatu titik berangkat , yaitu suatu metode untuk
mengambil situasi yang kompleks atau tidak didefinisikan dengan jelas.
Penilaian situasi merupakan cara
metode mengidentifikasi dan memperjelas kerissauan-kerisauan yang
prioritasnya tinggi .
Berikut adalah cara untuk mengidentifikasi masalah,dengan urutan
sebagai berikut :
1.
Mendeskripsi
persoalan masalah secara terinci dengan menggunakan data / informasi yang
jeladan spesifik.
2.
Mengembangkan
sebab-sebab yang mungkin dari persoalan itu dengan menggunakan pengalaman dan
logika dari diskripsi masalah tersebut.
3.
Menemukan
sebab yang sesungguhnya dengan menguji secara kritis untuk membuktikan
data/informasi yang ada.
Terdapat beberapa langkah
untuk mengidentifikasi permasalahan, ulai dari merumuskan masalah sampai
melakukan ferifikasi terhadap penyebab permasalahan tersebut, dan ini akan
diuraikan lebih lanjut.
A. PERUMUSAN
MASALAH
Ini merupakan langkah pertama dalam melakukan analisis
masalah. Masalah perlu dirumuskan secara benar agar tidak menimbulkan
pengertian yaqng berbeda.
Seperti yang sudah dikemukakan sebelumnya bahwa batas
sebuah masalah adalah “kesenjangan” , oleh karena itu sesuatu dapat dikatakan
masalah jika terdapat kesenjangan baik kesenjangan secara prosedur maupun
system.
Contoh dari kasus ini adalah jika pegawai yang sehari-harinya
masuk tepat waktu namun akhir akhir ini pegawai tersebut sering terlambat masuk
kantor. Atau sebuah pabrik baja yang biasanya memproduksi 10 ton baja
perharinya sekarang hanya mampu
memproduksi 5 ton saja.
Pada kedua contoh kasus diatas dapat disimpulkan bahwa
sesungguhnya keduasituasi tersebut di atas mempunyai masalah.
Dari contoh masalah tersebut jelas bahwa keduanya merupakan masalah tunggal (spesifik)
. dan ini bias langsung kita cari penyebabnya. Terkadang kita sering menemukan
masalah yang majemuk, seperti si A malas masuk kantor, si A suka memprofokasi
dan si A selalu menuntut tambahan peenghasilan. Walaupun kelihatanya masalah
–masalah tersebut saling berkaitan namun untuk mencari penyebabnya kita harus
memilah-milah terlebih dahulu masalah tersebut menjadi masalah tunggal
(spesifik). Artinya dengan memilah-milah persoalan tersebut, kita dapat
merumuskan dengan jelas masing-masing persoalan dan mencari penyebab dari
masing-masing persoalan itu secara baik.
B. Membuat
Spesifikasi Penyebab
Tahap berikutnya aadalah mencari penyebab secara spesifik
, dan tentunya harus diawali dengan pertanyaan APA ataau SIAPA yang mempunyai
masalah , apa yang sedang dihadapi, kapan dan di mana masalah itu terdi, serta
berapa besar masalah itu dan bagainmana kecenderungannya dari waktu ke waktu.
Setelah
semua pertanyan tersebut dijawab maka selanjutnya kita mencari pembedaan
maksudnya mengidentifikasi perbedaan antara antara pihak yang bermasalah dengan
pihak pembanding pada setiap spesifikassi yang ada dan perubahan maksudnya
berapa besar perubahan yang terjadi pada pihak yang bermasalah sejak masalah
itu mulai dirasakan.
Kemudian dari perbedaan dan perubahan yang ada maka kita
membuat daftar kemungkinanan penyebab
dengan berbagai fakta , pengalamam dan logika yang ada terhadap penyimpangan
tersebut.
C. Menguji
Penyebab
Untuk menentukan penyebab yang paling dominan atau
penyebab yang sebenarnya, kita melakukan pengujian terhadap kemungkinan
kemungkinan penyebab yang telah kita daftar (list) sebelumnya.
Pertanyaan yang digunakan untukmenguji kebenaran dari
kemungkinan penyebeb adalah: apakah penyebab ini telah sesuai dengan faktaa yang ada ? dan siapa
yang bertanggung jawab terhadap kebenaran informasi terssebut? Semua yang tidak
berdasar atas kedua pertanyan di atas maka ditanyakan gugur (invalid).
D. Memferifikasi
Penyebab Yang Sebenarnya
Untuk memferifikasi terhadap benda mati kita dapat
langsung melakukan ferifikasi penyebab yakni dengan mengganti suku cadang yang
dianggap merusak atau tidak berfungsi dengan suku cadang yang baru, sedangkan
untuk hal-hal yang bersifat masusia, hal ini relative sulit, sebab kita tidak
bias langsung melakukan ferifikasi dengan memecat seseorang jika ia tidak
berfungsi sebagai mana mestinya.
Oleh
karena itu tindakan ferifikasi sangat cocok dilakukan untuk masalh-masalah yang
berhubungan dengan benda mati.
Dari semua langkah didalam menganalisis masalah yang
berguna untuk mencari penyebab suatu masalah dapat dilakukan dengan beberapa
pisau analisis sebab akibat antara lain adalah dengan menggunakan metode
:causal map” (peta sebab akibat) atau dapat juga menggunakan metode “fish Bone
Diagram “ (dianggap tulang ikan).
Alternative pemecah masalah disebut
juga dengan analisis keputusan, yaitu merupan kelanjutan dari Teknik Analisis
Masalah.
Alternative pemecahan masalah
merupakan langkah untuk meentukan keputusan sebagai
tindakan terbaik untuk memperbaiki
“penyimpangan” yang ada.
Ada 3 (tiga) ide yang mendasar dala
melakukan alternative pemecahan masalah yaitu :
1.
Menentukan
sasaran-sasaran atau membuat kriteria
yang mengidentifikasi hasil-hasil yang akan kita capai serta sumber-sumber apa
saja yang harus kita siapkan.
2.
Mempertimbangkan
alternative-alternatif yang dapat memenuhi sasaran, serta menentukan
alternative mana yang cocok dengan kebutuhan kita.
3.
Menilai
akibat-akibat yang merugikan atau berbagai resiko yang terkandung dalam
alternative –alternatif yang menarik sebelum diadakan komitmen untuk bertindak.
Langkah-langkah analisis keputusan
tersebut dapat di gambarkan seperti berikut :
Menentukan sasaran-à menilai alternatif-à menilai akibat
E. Menyatakan
Tujuan Pengambilan Keputusan
Langkah alternative pemecahan masalah
dimulai dengan Menyatakan Tujuan Pengambilan Keputusan. Dengan menyatakan
tujuan pengambilan keputusan tersebut, kita akan mengetahui apa yang harus
dilakukan. Semakin spesifik pernyataan tersebut, semakin baik kita dapat
melakukan pengambilan keputusan, sedangkan pernyataan yang kurang/tidak
spesifik akan membuat kita sulit memusatkan perhatian pada tujuan yang akan
kita putuskan.
Contoh dari masalah ini adalah: jika
tujuan pengambilan keputusan kita adalah untuk mengiris bawang kita nyatakan
dengan “diperlukan pisau dapur yang tajam” maka akan lebih mudah bagi kita
untuk menetapkan keputusan jika dibandingkan dengan pernyataan “alat-alat apa
saja yang dapat digunakan untuk mengiris bawang”, karena kita masih perlu
berfikir beberapa kali untuk menentukan alat-alat apa saja yang dapat mengiris
bawang.
F.
menentukan Kriteria Pemilihan
Langkah ini biasa juga disebut dengan
persyaratan Pemilihan. Pada langkah ini kita akan menentukan persyaratan apa
yang harus kita tuntut untuk calon pilihan kita. kriteria ini sebagai sortir
atau penyaring terhadap calon-calon yang akan kita pilih nantinya.
Kriteria dapat dibagi menjadi dua
bagian yaitu kriteria wajib, keharusan dan kiteria keinginan. Kriteria
keharusan dibuat untuk memberikan batasan calon yang layak untuk dipilih,
sedang kriteria keinginan dibuat untuk memilih calon mana dari yang sudah layak
untuk dipilih tersebut pantas menjadi pilihan atau pilihan-pilihan terbaik.
Kriteria wajib/keharusan mempunyai
cirri mutlak, terukur dan realistis. Mutlak artinya ktriteria yang kita buat
akan menjadi batasan apakah sesuatu atau seseorang calon layak menjadi calon
terpilih. Kriteria wajib/keharusan ini juga tidak bisa ditawar lagi. Jawaban
yang diminta sifatnya tertutup, misalnya dengan menjawab “ya” atau “tidak”;
“berhasil” atau “gagal” dan seterusnya. Cirri lain dari Kriteria ini adalah
terukur, artinya jelas parameter ukurannya, misalnya dibutuhkan 8 orang pegawai
baru, dicetak 100 eksemplar buku panduan, dan lain-lain. Untuk cirri realistic
aksudnya dalah si pengambil keputusan harus berhati-hati dalam menentukan kriteria
untuk masuk dalam keharusan, misalnya calon pegawai yang memiliki nilai potensi
akademik terataslah yang lolos untuk masuk pada tes berikutnya sedangkan yang
terbawah akan gugur dengan sendirinya.
Berbeda dengan kriteria wajib, kriteria
keinginan akan lebih bersifat relative, artinya kriteria keinginan digunakan
untuk memilih mana calon atau alternative yangpaling mendekati dengan keinginan
tertentu, dan biasanya untuk menentukan kriteria keinginan harus terlebih
dahulu melewati kriteria wajib/keharusan, sehingga akan lebih objektif.
Langkah selanjutnya, maka kita tinggal menetapkan bobot dari masing-masing kriteria
tersebut. Hal ini dimaksudkan agar kriteria yang lebih tinggi peruntukannya
memiliki bobot yang lebih tinggi demikian pula sebaliknya akan memiliki bobot
yang lebih rendah.
Pembuatan kriteria merupakan langkah
yang bersifat substantive, imajinatif dan kreatif dimana setiap individu
diberikan kesempatan untuk memikirkan bentuk maupun jenis kriteria itu sendiri
agar benar-benar sesuai dengan tujuan terhadap keputusan yang akan diambil.
G.
Mengembangkan Alternatif Pilihan
Pada langkah ini kita akan membuat
beberapa alternative sebagai pilihan. Alternative perlu untuk dikembangkan agar
kita lebih objektif dalam menyusun kriteria dan sebaiknya
alternative-alternatif ini tidak diteliti dahulu sebelum kita menentukan kriterianya.
Mengembangkan alternative juga
merupakan langkah yang kreatif merupakan langkah yang kreatif, artinya semakin
kita kreatif tentunya semakin banyak alternative yang kita ajukan untuk
dipilih. Untuk mengembangkan alternative ini kita dapat melakukan dengan curah
pendapat. Kita juga dapat memodifikasi, memperbaiki, atau menggabungkan
beberapaalternatif yang sudah ada dengan alternative-alternatif baru yang didapat dari usulan curah pendapat
tersebut.
Contoh dari mengembangkan alternative
ini adalah: jika kita ingin menuju ke satu tujuan tertentu, sedangkan kita
telah mendapatkan beberapa altenatif pilihan awal sebelumnya misalnya melewati
jalur iA, jalur B dan Jalur C. namun kita perlu juga mendapatkan alternative lain seperti dari radio atau dari
telepon kepada teman, sehingga besar kemungkinan kita akan menemukan
alternative pilihan lain misalnya dapat juga melalui jalur X dan jalur Y, maka
kedua jalur yang baru ini juga menjadi pertimbangan untuk kita memilih, artinya
jika sebelumnya kita hanya memiliki 3 alternatif pilihan maka setealh adanya
pengembangan alternative, sekarang kita memiliki 5 alternatif pilihan.
H.
Mengevaluasi Altenatif
Untuk mengevaluasi alternative
saringan pertama yang harus kita lakukan adalah KRITERIA keharusan sebab ini
akan menentukan apakah alternative itu
layak atau memiliki kualitas yang memadai untuk diperhitungkan. Seluruh butir
dari kriteria keharusan harus dipenuhi bagi calon alternative pilihan.
Untuk menentukan mana yang baik dari calon
alternative tersebut, maka perlu juga menyaringnya dengan saringan kedua yaitu
dengan kriteria keinginan, sehingga semua unsur0unsur dalam pembobotan dari kriteria
keharusan dapat dikombinasikan dengan pembobotan yang ada pada kriteria keinginan.
Terakhir yang harus kita lakukan
adalah mempertimbangkan resiko pilihan dan ini harus dimulai dari hal-hal yang
sifatnya negative kalau pilihan kita itu ditetapkan. Alas an kita melihat dari
sisi negative adalah untuk mengantisipasi
terjadinya hal-hal yang merugikan sebelum kita benar-benar menentukan suatu
keputusan dan jika pertimbangan yang bersifat negative ini akan benra-benar
menjadi kenyataan dikemudian hari, kita sudah siap menerima resiko yang kita
hadapi bahkan kita sudah siap menyiapkan tindakan untuk pencegahannya.
Beberapa pisau analisis yang dapat
kita gunakan dalam alternative pemecahan masalah masalah ini diantaranya adalah
pohon alternative pada PKT, Diagram Force Field Analysis (analisis kekuatan
medan), formulasi strategi SWOT
(Strength, Weakness, Opportunity, Threat) dan lain sebagainya, sedangkan untuk
melakukan pemilihan kriteria kita dapat melakukannya dengan Teori Tapisan Mc
Namara, metoda CBA (Cast Benefit Analysis) dan lain-lain.
I. Latihan
1. Hal-hal
apa yang harus dilakukan dalam mengidentifikasi masalah?
2. Sebutkan 2(dua) teknik dalam mencari penyebab
masalah
3. Bagaimana mengambil tindakan terbaik dan apa
yang harus dilakukan?
J. Rangkuman
Bila
kita dihadapkan dengan suatu masalah biasanya kita cenderung memusatkan
perhatian terhadap tibdakan apa yang kita akan ambil untuk mengurangi akibat
yang akan ditimbulkan. Tapi jika tindakan yang diambil ternyata persoalannya
masih ada maka semua itu akan sia-sia.
Analisis
permasalahan membantu kita mengumpulan informasi mengenai bernagai persoalan
yang ada, sehingga kita dapat menemukan sebab yang sesungguhnya sebelum
melakukan pemecahan masalah.
Secara
umum ada 4 (empat) tahapan yang dilakukan dalam mengalisis masalah yaitu:
perumusan masalah, membuat spesifik penyebab, menguji penyebab dan memverifikasi
penyebab yang sebenarnya.
Seringkali
menghadapi suatu keputusan dengan berbagai macam alternative pilihan. Untuk
menentukan dari sekian banyak alternative tersebut dibutuhkan satu komitmen
yang tegas, dan tentunya untuk memenuhi komitmen tersebut juga harus diperlukan
beberapa kriteria-kriteria tertentu agar pilihan jatuh pada alternative yang
telah matang pertimbangkannya.
Ada
tiga hal mendasar untuk menetapkan alternative pilihan agar jatuh pada
keputusan yang tepat yaitu menentukan sasaran, menilai alternative dan menilai
akibat atau dampak yang akan terjadi kalau keputusan itu ditetapkan.
Dalam
menentukan alternative pemecahan masalah kita dapat menggunakan berbagai macam
pisau analisis penentuan alternative antara lain: pohon alternative pada PKT, Diagram Force Field Analysis
(analisis kekuatan medan), formulasi
strategi SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat) dan lain
sebagainya, sedangkan untuk melakukan pemilihan kriteria kita dapat
melakukannya dengan Teori Tapisan Mc Namara, metoda CBA (Cast Benefit Analysis)
dan lain-lain.
Ditulis Oleh : Unknown ~ Berbagi Design Blogger
Sobat sedang membaca artikel tentang Analisis Permasalahan. Oleh Admin, Sobat diperbolehkan mengcopy paste atau menyebarluaskan artikel ini, tapi jangan lupa untuk meletakkan link dibawah ini sebagai sumbernya.
